du conseil au concret

N°9 :
Je dois prévoir le plan d’action pour l’année prochaine.

  • Question posée :

Je dois prévoir le plan d’action pour l’année prochaine.
Comment puis-je impliquer mes équipes dans la réflexion et m’assurer de leur adhésion la plus rapide ?

 

  • Ma réponse :

Pour fédérer vos équipes autour du plan d’action de l’année prochaine, mieux vaut travailler très en amont avec elles. Plus la réflexion sera commune, plus l’adhésion sera forte.
Ainsi le premier trimestre sera déjà un trimestre d’activité et d’efficacité plutôt qu’une démarche de communication interne de conviction.

Il semble important de gérer cette démarche comme un projet :


1. 
Préparer et réfléchir : 

  • Sur le contexte  

– Interne : évolution de votre société, service, réalisation de l’année N-1, évolution N-2/N-1…

– Externe : le marché, votre marché national et local…  

  • Sur votre équipe 

– En groupe : organisation, mode de communication, compétences…

– Individuellement : réussite, marges progrès, attentes personnelles, besoins en formation

  • L’objectif

– Répartition : services, équipes, collaborateurs…

– Matérialisation concrète de vos attentes pour l’année prochaine

2. Informer et partager :

Vous réunissez votre équipe pour faire un point complet et présenter les objectifs (croissance, nouveau concept, démarche qualité, CA, part de marché, épanouissement personnel…). 

Pour cette réunion, vous devez vous préparer et pour plus d’ efficacité vous devez :

  • Faire la liste des points à aborder
  • Construire un ordre du jour
  • Planifier la réunion
  • Imaginer les réponses aux contradictions et aux objections
  • Préparer un support écrit à remettre en fin de réunion

But de cette première partie :

  • Chacun doit prendre conscience :

– Des acquis de la société, de votre équipe, de chaque collaborateur

– De vos attentes pour l’année prochaine

– De l’intérêt de ces attentes

3. Faire réfléchir ensemble :

  • Sur l’objectif
  • Sur la réalité
  • Sur les solutions
  • Sur les actions

Si vous en connaissez les règles, vous pouvez organiser un «brainstorming ». Attention si on ne maîtrise pas, on est vite débordé et c’est inutile !

Lancer aussi vos équipes en réflexion et benchmarking.
Chacun peut trouver une solution, des méthodes pour aborder ces nouveaux challenges. 

Le temps nécessaire ? Pas plus de 15 à 20 minutes.

4. Ecrire et convaincre :

Ce quatrième temps sera consacré à la création du plan d’action donc à la négociation, la persuasion de chaque collaborateur et de vous-même.

A défaut de faire partager tous vos points de vue, vous aurez eu le temps et les moyens de les expliquer et de les faire accepter.

Demandez à vos collaborateurs de noter par écrit leur engagement dans l’action :

Ex :

  • Aller plus souvent voir ce que font les autres (concurrence, partenaire, fournisseurs…)
  • Redéfinir les plannings (organisation, fréquence…)
  • Se former aux méthodes, moyens, logiciels…, pour être plus réactif
  • Intégrer de nouveaux sujets sur l’intranet
  • etc.
     

5. Formaliser :

Vous devrez communiquer ce plan. Chacun pourra y reconnaître sa réflexion, sa contribution.

Pendant l’année prochaine, au fur et à mesure que vous pourrez donner des résultats, vous analyserez et communiquerez : 

  • Ce qui a marché
  • Ce qui a marché malgré tout
  • Ce qui a marché à notre grande surprise !
  • Ce qui n’a pas marché
  • Ce qui n’a pas marché à notre grande surprise !

Et puis l’année suivante, vous aurez un vrai savoir faire et vos équipes une vraie envie de faire un nouveau plan d’action. 

6. La présentation budgétaire :

En opérant de cette manière vous connaîtrez pendant votre présentation budgétaire, le degré d’adhésion de vos collaborateurs, donc votre marge de manœuvre dans la négociation.

La réussite de l’année dépend de votre capacité à convaincre

de l’intérêt collectif et individuel des challenges que vous engagez.

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