du conseil au concret

N°11 :
Je mets en place un système de gestion de l’information.

  • Question posée :

Depuis plusieurs mois nous mettons en place au sein de ma société un système de gestion de l’information. L’ensemble de l’encadrement se sent mal à l’aise dans la démarche quotidienne vis-à-vis de l’outil. Que puis-je faire pour accompagner mon équipe ?

 

  • Ma réponse :

Replaçons votre question dans son contexte :

Les systèmes d’information sont de plus en plus performants. L’information arrive sur tous les bureaux à la même seconde et à tout moment. Le Président est informé en temps réel de la production, de la qualité, des ventes, de l’avancement des différents projets… Chaque niveau hiérarchique peut tout connaître dans le détail.



1. Comment cela se passait-il avant ?

Lorsqu’un manager désirait une information financière, technique,… il posait la question au collaborateur le plus proche possédant ou gérant ce type d’information. La question descendait l’organigramme et de nombreux échanges (proportionnels au nombre de niveaux hiérarchiques) structuraient la réponse, donnaient du sens à l’information. L’information remontait avec « l’emballage» qui convenait.
Chacun pouvait travailler, préparer sa réunion, son entretien :

  • Quelles informations sont à communiquer ?
  • Sous quel angle et pourquoi ?
  • Avec quelle argumentation ?

2. Et maintenant.

Pour le manager un simple clic lui permet chaque jour et à toute heure de disposer de l’information brute quel que soit le thème : une information vraie, purement cartésienne dépourvue de ses aspects humains et sortie de son contexte.

Dans un second temps, le même manager pose les questions à son collaborateur le plus proche initiant ce type d’information.
Le collaborateur doit alors se justifier et apporter des réponses à des questions précises pointues et concrètes.

Le collaborateur n’est plus le porteur de bonnes ou de mauvaises nouvelles, mais il est interpellé par le devoir de justification.
Cette démarche engendre stress et nuit à sa créativité.
Maintenant chacun réagit en direct aux interrogations de son N+1.

Vous l’avez compris « trop d’info » tue surtout la relation, la créativité, la responsabilité.
Le rôle de chacun dans l’organigramme s’en trouve modifié.
Jusqu’à la mise en place de ce type d’outil très performant, le collaborateur pensait détenir l’exclusivité de son information.
Ainsi, il positionnait son « pouvoir » dans la détention de l’information.
Chacun détenait sa part d’information qui délimitait sa zone d’influence.

3. Que faire ?

Modifier votre management

Le manager dans ce nouveau contexte doit modifier son comportement. Auparavant il détenait les informations descendantes et montantes. Désormais elles sont connues de tous dans un temps très court.

Il devient donc pour ses collaborateurs le support pour évoluer dans l’expertise et non plus l’expert lui-même.

En management cela se traduit par le questionnement du collaborateur pour rétablir un véritable échange. Lors de cet échange chacun pourra évaluer la maîtrise de l’autre sur le sujet. Ces échanges seront techniquement plus profonds, plus créatifs.

Le manager doit, même si il connaît sa solution, aider le collaborateur à créer la solution.

La seule différence d’information entre hier et aujourd’hui est la connaissance du combien, il faut toujours poser les autres questions.

Qui, quoi, quand, où, COMMENT, pourquoi, pour quoi…

Vis-à-vis de sa hiérarchie, le manager devient force de proposition dans la mise en place de la stratégie. Grâce à cette démarche, il reprend de l’ascendance sur son activité.
il faut lui laisser la latitude pour devenir acteur et propulseur de solutions pour l’entreprise.

Accompagner vos collaborateurs.

Depuis la mise en place de ce type d’outil chacun doit se positionner non plus comme le possédant mais comme l’expert dans la mise en œuvre de ce réseau d’information. Les collaborateurs deviennent des experts dans l’exploitation de l’information, ils apportent une plus value métier à celle-ci.

Le gestionnaire ne détient plus exclusivement l’information financière, c’est lui qui doit en donner une lecture plus pointue et directement exploitable par chacun, dans chaque service.
Le commercial n’est plus celui qui connaît le client, il met en place le meilleur produit, le meilleur service pour ce client, il transmet les informations pour découvrir les meilleures solutions.

Il faut que chacun soit à même de répondre en repositionnant le contexte, le projet global.

L’échange doit donc se faire de manière constructive et non par justification.

Vous devez aider vos collaborateurs à comprendre les modifications de comportement à adopter au quotidien. Chacun doit communiquer en temps réel l’information et savoir l’exploiter pour lui et les autres.
Les collaborateurs doivent maîtriser les solutions possibles en fonction de l’information connue.

Quelques actions à mener :

  1. Faire comprendre que le partage de l’information n’est pas une perte de pouvoir mais une ouverture sur l’expertise de chacun.
  2. Rétablir un échange construit sur le comment : « raconte-moi l’histoire »
  3. Modifier son management quotidien pour faire émerger les solutions collaborateurs.
  4. Rassurer chaque collaborateur dans son expertise.
  5. Accompagner chaque collaborateur dans son évolution (écoute, explication, adhésion).
  6. Accepter que chacun prenne son rythme.

Nous contacter