du conseil au concret

N°14 :
Je prépare les entretiens annuels d’évaluation
de mes collaborateurs.

  • Question posée :

Depuis plusieurs années a été mise en place une démarche d’entretien annuel d’évaluation et d’évolution. Comment préparer mes entretiens pour cette nouvelle période annuelle ?

 

  • Ma réponse : 

L’entretien est un moment important pour vous et votre collaborateur.
(cf la pensée n°16 : Je dois animer mes entretiens de fin d’année.)

Pour votre collaborateur, c’est l’instant où il va pouvoir faire le point sur sa façon de travailler.
Pour vous, c’est l’occasion de faire un bilan sur votre façon d’analyser le travail vos collaborateurs. 

Vous devez préparer l’ensemble de vos entretiens très en amont soit 10-15 jours avant le premier de la période. Il vous voudra faire le point sur ce que vous aviez acté en début d’année 2006 tant pour les objectifs quantitatifs, que qualitatifs et sur l’évolution des métiers. Ainsi vous bénéficiez de l’expérience de vos entretiens de la période précédente.  

La préparation se fait en 2 temps

  • Une analyse collective
  • Une analyse individuelle 

 1. Une analyse collective

Cette analyse est essentiellement l’analyse de vos pratiques dans la fixation des objectifs et de votre anticipation managériale.
Vous devez reprendre les entretiens de l’année précédente pour évaluer le niveau d’atteinte des différents objectifs que vous aviez fixés. Si d’une façon globale vous ne les avez pas atteint pour une majorité de vos collaborateurs, il faudra réfléchir à votre méthodologie.  

  • Les objectifs quantitatifs globaux

Si 70 à 90% de vos collaborateurs ont atteint les objectifs quantitatifs, c’est que vous avez réussi à atteindre votre objectif global. C’est un point important.
Mais si tous les objectifs quantitatifs sont atteints en totalité par tout vos collaborateurs : sont-ils suffisamment ambitieux ?  

Dans le cas où  la proportion est inversée, il faudra bien se demander si les objectifs étaient atteignables. Si ce n’est pas le cas :

  • Est-ce dû à des circonstances exceptionnelles ? 
  • Devez-vous reprendre pour la période suivante, votre méthodologie pour fixer les objectifs ?

C’est vous, manager, qui fixez les objectifs.
Vous devez réfléchir à votre méthodologie pour les fixer.

  •  Les objectifs qualitatifs globaux

Même analyse que pour les objectifs qualitatifs, sont-ils atteints ? S’ils ne les atteignent pas, il faut vous reposer des questions de base sur votre manière de fixer les objectifs. A savoir : 

  • Quelles typologies d’objectifs qualitatifs ne sont pas atteintes ?
  • Ces objectifs sont-ils atteignables ? Par exemple : Si vous demandez à vos collaborateurs de changer complètement leurs comportements en 12 mois, c’est bien sûr impossible.
  • Ces objectifs sont-ils compréhensibles par chacun de vos collaborateurs ?
  • Les éléments de mesure sont-ils compris par vos collaborateurs ?
  • Les éléments de mesure sont-ils en phase avec l’objectif ? 

Un objectif qui ne peut pas être atteint,
est un objectif qui ne motive pas.

2. Une analyse individuelle.

Analyse de l’entretien de la période précédente, de chacun de vos collaborateurs.

  • Objectifs quantitatifs 

Il faut identifier les objectifs quantitatifs atteints et ceux non atteints. Et bien sûr définir les causes pour lesquels votre collaborateur a pu les atteindre ou n’a pu les atteindre.
Est-ce dû :

  • Au collaborateur lui-même ?
  • Au contexte ? (entreprise, marché…)
  • Aux moyens apportés à votre collaborateur ?

Il faut bien réfléchir à ces trois aspects pour pouvoir améliorer vos pratiques pour la fixation des objectifs de la période suivante.   

  • Objectifs qualitatifs

Concernant les objectifs qualitatifs l’analyse se fera avec le même type d’approche. Son comportement a-t-il évolué ? Il est très important de constater le chemin parcouru et de donner une vision très précise de ces évolutions. 

Lors de vos entretiens, il faudra vous appuyer sur
des exemples concrets de cette évolution.

Si cette évolution est positive, cela donnera lieu à des félicitations. 

L’atteinte ou non des objectifs est elle due : 

  • Aux capacités de votre collaborateur ?
  • Aux moyens mis en place par votre collaborateur, par vous, ou par l’entreprise ?
  • Au contexte ? (entourage interne ou externe de l’entreprise)

Les éléments de réponse vous permettront d’apporter des correctifs pour la période suivante.  

  • Evolution et maîtrise du métier 

Il vous faudra faire le point sur les compétences de votre collaborateur et son évolution au cours de l’année écoulée pour maîtriser les compétences nécessaires à son métier. 

Ensuite, définissez l’évolution de son emploi et de son poste :
Quels sont les modifications de son poste à 12, 24 et 36 mois ? 

Votre collaborateur a-t-il les compétences à ce jour pour opérer ces mutations ?Si non, vous devrez aborder avec lui les solutions qui lui permettront d’acquérir ces compétences que cela soit à titre personnel ou par votre entreprise. Cette démarche peut s’intégrer par exemple, dans le plan de formation de votre entreprise ou donner lieu à la mise à disposition d’une documentation. 

Vous devez également réfléchir à l’évolution possible de votre collaborateur vis-à-vis des métiers de l’entreprise pour pouvoir les évoquer avec lui dans le cadre d’un dialogue constructif et ne pas être surpris par ses demandes et ses attentes.  

Les points essentiels :

  1. Préparez l’ensemble de vos entretiens d’évaluation en amont.
  2. Analysez leurs résultats et vos pratiques pour les objectifs quantitatifs et qualitatifs individuels.
  3. Analysez leurs résultats et vos pratiques pour les objectifs quantitatifs et qualitatifs globaux.
  4. Prévoyez l’évolution du métier de votre collaborateur.
  5. Prévoyez l’évolution de votre collaborateur au sein de l’entreprise.

 

Une préparation pour améliorer vos pratiques
et
une préparation pour anticiper votre management de l’année à venir.

 

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