du conseil au concret

N°15 :
J’organise des réunions téléphoniques collectives.

  • Question posée :

Je manage des équipes éclatées géographiquement. Je veux mettre en place des réunions téléphoniques collectives, comment faire pour que chacun participe ?

 

  • Ma réponse :

Avant de voir comment préparer et manager votre réunion téléphonique, il est important de comprendre son intérêt et dans quel cas utiliser cet outil. Ainsi pour aborder cette question, il faut prendre en compte plusieurs aspects :  

  • Quel est l’intérêt d’organiser des réunions téléphoniques ?
  • Remplacent-elles les réunions face à face ?
  • Dans quel contexte mettre en place ces réunions téléphoniques ?


1. Pourquoi et dans quels cas réaliser une réunion téléphonique ?

  • L’intérêt des réunions téléphoniques 

Il y a un fort intérêt économique à mettre en place des réunions téléphoniques. Elles permettent d’économiser du temps et de l’argent pour chacun des collaborateurs, d’autant plus s’ils sont très éloignés les uns de autres. Le gain des coûts de transport est dans ce cas non négligeable. 

De plus, tous peuvent être prêts et disponibles à une heure précise de la journée.  

  • Remplacent-elles les réunions face à face ? 

Les réunions téléphoniques remplacent en partie les réunions collectives face à face, mais plus particulièrement elles les complètent.
Elles sont pratiques pour un suivi très précis de contenu et pour un suivi de chiffres qui peut être de type hebdomadaire. Concrètement, elles permettent de compléter un tableau et d’avancer. 

N’oubliez pas que vous devez alterner les réunions téléphoniques et les réunions face à face. Les réunions téléphoniques en sont le prolongement. Dans l’idéal, dans le même contexte et avec les mêmes participants, il ne faudrait pas faire plus de quatre réunions téléphoniques pour une réunion face à face…

  • Dans quel contexte les mettre en place ? 

La meilleure utilisation de cet outil est celle d’une démarche de compte rendu, plus que celle de réunions de conception. Elles sont utiles pour un suivi d’activité ou un suivi prévisionnel d’activité. 

On distingue deux typologies : les réunions de management et les réunions de management de projet. 

  • Réunion de management

Pour ce type de réunion, en aucun cas il faudra organiser une réunion téléphonique avec des niveaux hiérarchiques trop différents. Vous y ferez participer vos collaborateurs n–1.  

Quelqu’un, dont les responsabilités n’est pas des plus élevées dans la hiérarchie, aura des difficultés à prendre la parole, ne serait-ce que par respect pour les autres participants. Dans une réunion face à face, on aura plus de facilités à l’amener à s’exprimer que lors d’une réunion téléphonique. 

  • Réunion de management de projet

L’avantage est de pouvoir faire un état des lieux. Chaque collaborateur a une responsabilité dans le projet et donc une équivalence en grade. Tous auront une information de temps et de contenu à fournir. 

Certaines réunions peuvent se faire par téléphone d’autres non. La réunion téléphonique est un outil pratique pour une mesure d’activité ou une mesure de procédure. Tous les participants doivent être à poste équivalent.  

2. Préparez votre réunion téléphonique 

  • Réunir de bonnes conditions

Il faut vous assurer que chaque participant à la réunion téléphonique soit dans une pièce calme. En effet, perdre le fil d’une conversation téléphonique est très facile. On peut très rapidement se déconcentrer ou se faire distraire par un élément extérieur. 

Si possible, chacun devra se munir d’une connexion Internet et avoir la possibilité de télécharger ses mails. Le but est que tous puissent avoir les mêmes documents au départ de la réunion. En ce sens, l’outil informatique est pratique, notamment pour transmettre les documents de dernière minute. Cela permettra également de faire une mise à jour pendant la réunion. 

La préparation de la réunion doit être encore plus précise qu’une réunion classique. Les dossiers doivent être transmis en amont pour que chacun aient eu le temps d’en prendre connaissance. Il faut pouvoir faire circuler les documents pendant la réunion via le mail. 

  • Managez votre réunion

Réalisez une table virtuelle.

Vous êtes le maître de la réunion. C’est à vous de prendre contact avec vos collaborateurs. Concrètement, dessinez sur une feuille de papier, une table virtuelle où vous pourrez inscrire les noms de vos collaborateurs qui vous rejoignent de gauche à droite. Cela vous permettra de valider que tous les participants sont connectés. 

Ce support papier va vous permettre de visualiser votre salle de réunion où vous pourrez interpeller, comme dans une réunion classique, l’un où l’autre des participants. Cela veut dire aussi que lorsque vous ferez un tour de table, vous ferez le tour de votre table virtuelle. Il est important de faire ce tour de table pour tous les sujets abordés. Chacun doit pouvoir s’exprimer. 

Ce sera à vous de distribuer la parole et mettre en place une discipline. Chacun de vos collaborateurs doit être précis et concis dans leurs réponses. 

  • Organisez le temps de parole.

Vous êtes le maître du temps. A l’aide d’une montre, vous devez contrôler le temps des interventions de chacun. Il faut comprendre qu’au bout de vingt secondes, les gens quittent intellectuellement la réunion. Chacune des interventions ne devra durer plus longtemps. 

Ceci explique aussi, pourquoi cet outil est adapté à un commentaire, une mise à jour d’informations et non à un débat d’idée, une méthodologie ou une stratégie de l’année suivante. 

Vous devez manager votre réunion téléphonique comme une réunion classique en vous aidant d’outils concrets comme le dessin d’une table virtuelle. Vous devez organiser le temps, les prises de parole et vérifier que tous se sont exprimés.  

Les points essentiels :                           

  1. Les réunions téléphoniques permettent de gagner du temps et de l’argent pour chacun de vos collaborateurs.
  2. Les réunions téléphoniques sont un prolongement des réunions face à face.
  3. Tous les participants doivent être au même niveau hiérarchique.
  4. Mettez en place les outils et les conditions nécessaires pour l’attention et la participation de vos collaborateurs.
  5. Organisez les prises de parole de vos collaborateurs et le temps de celles-ci
  6. Vérifiez que tous se sont exprimés sur chacun des sujets abordés.

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