du conseil au concret

N°20 :
La période des vacances approche, mon service est il prêt ?

  • Question posée :

La période des vacances approche, que faire pour conserver un service et une motivation au meilleur niveau ?
Et profiter sans complexe ni angoisse de mes congés !

 

  • Ma réponse :

La période est complexe, plusieurs aspects doivent être abordés :

  1. Planification très en amont
  2. Préparation de chacun au suivi des autres missions
  3. Suivi des dossiers et passage de témoin
  4. Eventuel suivi de quelques dossiers à distance
  5. Motivation de chacun
  6. Planification très en amont

 

1. Planification très en amont

Il est bien évident que la planification des congés de chacun de vos collaborateurs est très préparé et mise en place depuis le début de l’année.

Celle-ci tient compte :

  • D’un effectif minimum à chaque période.
  • De la présence à tout moment, en fonction des obligations de la période, de :
    – La capacité technique (chaque mission peut être assurée),
    – La capacité managériale (chaque fonction est représentée ou déléguée).
  • Du croisement nécessaire et suffisant des personnes ayant besoin de se transmettre des informations dans le cadre de la continuité de service.

 

2. Préparation de chacun au suivi des autres missions

Il est important de former, accompagner, valider, contrôler les capacités de chacun à réaliser les tâches des autres.

Ces formations se font très en amont.

Régulièrement, il est crucial de contrôler la capacité de chaque collaborateur à réaliser les missions confiées ponctuellement.

Et ne pas attendre la période de congé pour voir que cela « coince ».

Les fonctions et missions que chacun doit assurer et assumer, pendant les vacances de son (ses) collègue(s), doivent être suffisamment maîtrisé pour maintenir une continuité de service de haute qualité

 

3. Suivi des dossiers et passage de témoin

En amont du départ de chacun et au moment de son retour en poste, vous devez prévoir une période (1 journée, 1/2 journée…) de partage avec son collègue remplaçant. Il est important que cette période soit planifiée, bornée, communiquée et respectée afin d’être certain du niveau d’information transmis.

Vous devez contrôler ces phases de façon précise et minutieuse.

La réussite de votre période de vacances en dépend.

 

4. Eventuel suivi de quelques dossiers à distance

Cette démarche, en dehors de dossiers très exceptionnels, démontre la qualité de votre management.

Retenez un point : si vous êtes dans l’obligation de suivre à distance des dossiers, des clients, des projets « classiques » c’est que votre management n’est pas approprié pour le développement de vos collaborateurs.

Si vous vous devez de suivre tout de même quelques points avec certains de vos collaborateurs, ceci doit être très structuré. Vous devez être très clair et très précis quant au niveau de délégation et de décision que vous attendez de leur part. Prévoyez avec eux le moment exact où ils devront vous rendre compte, vous appelez ou ils appellent (jour, heure…). Cette précision permettra à chacun de se préparer au mieux pour cet échange.

L’appel inopiné de vérification, de contrôle pendant vos vacances est une profonde marque de méfiance.

Profitez de vos propres vacances…, n’utilisez pas celles-ci pour « manager » vos équipes, mais faites en une véritable démarche de management.

 

5. Motivation de chacun

Cette période est très importante pour tout le monde :

– Celui qui est en vacances en profite personnellement.

– Celui qui remplace comprend le travail de l’autre.

– Celui qui remplace contrôle pour partie la qualité du travail de l’autre.

Les difficultés rencontrées dans cette période, par les uns et les autres, peuvent stigmatiser les problèmes dans l’équipe.

En fin de période, le niveau de motivation de l’équipe sera la résultante de votre préparation et de votre suivi managérial (anticipation, accompagnement, suivi, contrôle…).

 

Les points essentiels :

  1. Avant : anticiper, préparer, planifier, former
  2. Pendant : suivre, accompagner, respecter le planning de transfert, contrôler
  3. Pendant : en profiter à titre personnel
  4. Après : le plus tôt possible et même pendant la période traiter, palier les problèmes (organisation, connaissance, compétence) afin de conserver un niveau de motivation au plus haut

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